The thing that governs not just the speed of execution but also the satisfaction of a team is cycle time. Lo que gobierna no solo la velocidad de ejecución sino también la satisfacción de un equipo es el tiempo de ciclo.
When companies are small they build simple processes to prevent different parts of the organization from diverging from one another. But those processes start to break down at scale. The more things that land in that process, the longer and slower it gets. That shifts teams from proactive (doing what they think is best) to reactive (doing the best that they can). That, in turn, undermines their ability to build conviction in their decisions which ultimately threatens overall cohesion. Cuando las empresas son pequeñas, construyen procesos simples para evitar que las diferentes partes de la organización se desvíen unas de otras. Pero esos procesos comienzan a desmoronarse a gran escala. Cuantas más cosas caen en ese proceso, más largo y lento se vuelve. Eso lleva a los equipos de ser proactivos (haciendo lo que creen que es mejor) a reactivos (haciendo lo mejor que pueden). Eso, a su vez, socava su capacidad para tener convicción en sus decisiones, lo que amenaza en última instancia la cohesión general.
Cycle time is a function of how many vertical leaps a discussion has to traverse and how many people are involved at each level. The best way to reduce cycle time is to reduce vertical leaps because it affects both variables. In layman’s terms, this means the most important change to make is to push decision making down. The target isn’t a true “bottoms up” culture so much as a culture of strong local leadership. Without this teams will default to org-chart oriented ownership which works but is slow. El tiempo de ciclo es una función de cuántos saltos verticales tiene que atravesar una discusión y cuántas personas están involucradas en cada nivel. La mejor manera de reducir el tiempo de ciclo es reducir los saltos verticales porque afecta a ambas variables. En términos sencillos, esto significa que el cambio más importante que se debe hacer es delegar la toma de decisiones. El objetivo no es una verdadera cultura de abajo hacia arriba, sino más bien una cultura de un liderazgo local sólido. Sin esto, los equipos recurrirán a una propiedad orientada al organigrama, lo cual funciona pero es lento.
Why is strictly running things by org chart position so slow? The primary reason is that managers have a great deal of overhead to deal with. Ideally every manager would have a sufficiently strong and tenured bench that they could spend most of their time on work, but if they aren’t in such a position it is the right thing for them to do to prioritize taking care of their people. As a consequence, more senior individual contributors should own decision making. More senior managers should have small teams. Performance management should not focus on “absolute impact” but rather “return on investment.” ¿Por qué es tan lento ejecutar estrictamente las cosas por la posición en el organigrama? La razón principal es que los gerentes tienen una gran cantidad de responsabilidades que atender. Idealmente, cada gerente tendría un equipo lo suficientemente fuerte y experimentado como para pasar la mayor parte de su tiempo trabajando, pero si no están en esa posición, lo correcto es que prioricen cuidar de su personal. Como consecuencia, los colaboradores individuales más senior deberían tomar decisiones. Los gerentes más senior deberían tener equipos pequeños. La gestión del rendimiento no debería centrarse en el “impacto absoluto” sino más bien en el “retorno de la inversión”.
Another way to improve cycle time is by having fewer levels to traverse when a decision does need vertical leaps and reducing the latency of escalations. One element of this is escalating early and often rather than letting issues drag out. One thing that helps with that is assigning a Single Threaded Owner for each critical area of work. That is someone who is 100% focused on the task at hand and has no other responsibility. Otra forma de mejorar el tiempo de ciclo es teniendo menos niveles que atravesar cuando una decisión requiere saltos verticales y reduciendo la latencia de las escalaciones. Un elemento de esto es escalando temprano y a menudo en lugar de dejar que los problemas se alarguen. Algo que ayuda con eso es asignar un Propietario de un Único Hilo para cada área crítica de trabajo. Esa persona se enfoca al 100% en la tarea en cuestión y no tiene ninguna otra responsabilidad.
Another way to improve cycle time is by reducing the number of people involved in each loop. In tech, one of the major roles that product managers and product marketing managers are intended to play is to serve as representatives for a wide range of other disciplines. A document with 50 co-authors is not a well owned document. It represents an extremely poor use of time for everyone and a very diffuse accountability for the content. A meeting with 50 people is even worse. I applaud the instinct towards direct inclusion but if every discipline has to be in every meeting execution will suffer. Every discipline needs to be represented, of course, but such representation need not always be direct. Otra forma de mejorar el tiempo de ciclo es reduciendo el número de personas involucradas en cada ciclo. En tecnología, uno de los roles principales que se espera que jueguen los gerentes de producto y los gerentes de marketing de producto es servir como representantes de una amplia gama de otras disciplinas. Un documento con 50 coautores no es un documento bien gestionado. Representa un uso extremadamente deficiente del tiempo para todos y una responsabilidad muy difusa sobre el contenido. Una reunión con 50 personas es aún peor. Aplaudo el instinto hacia la inclusión directa, pero si cada disciplina tiene que estar en cada reunión, la ejecución sufrirá. Cada disciplina necesita estar representada, por supuesto, pero esa representación no siempre tiene que ser directa.
Many celebrate the idea of smaller meetings until they themselves aren’t included. If your team cannot be represented without being in the room then something is wrong and escalation is appropriate. Companies of every size should set goals of reducing time spent in meetings. Muchos celebran la idea de reuniones más pequeñas hasta que ellos mismos no están incluidos. Si tu equipo no puede ser representado sin estar en la sala, entonces algo está mal y la escalada es apropiada. Las empresas de todos los tamaños deberían fijarse metas para reducir el tiempo dedicado a las reuniones.
Another way to improve cycle time is to make decisions more durable so the cycle doesn’t have to repeat later. One way we have found to do that is make decisions on demos and prototypes rather than docs and decks. Otra forma de mejorar el tiempo de ciclo es tomar decisiones más duraderas para que el ciclo no tenga que repetirse más adelante. Una forma que hemos encontrado para hacerlo es tomar decisiones basadas en demostraciones y prototipos en lugar de documentos y presentaciones.
Another way to improve cycle time is to do less. Most companies have excessive parallelization, insufficient prioritization. Otra forma de mejorar el tiempo de ciclo es hacer menos. La mayoría de las empresas tienen una excesiva paralelización y una insuficiente priorización.
Another way to improve cycle time is to eliminate bottlenecks. In part this goal is best achieved by reducing the people involved. But sometimes there are critical people who absolutely have to be involved. These must be identified early, properly informed of their importance, and do anything they can to not block progress. It is particularly painful if someone weighs in late and restarts the progress, so sequencing these is critical. Otra forma de mejorar el tiempo de ciclo es eliminar los cuellos de botella. En parte, este objetivo se logra mejor al reducir el número de personas involucradas. Pero a veces hay personas críticas que absolutamente deben estar involucradas. Estas deben ser identificadas temprano, informadas adecuadamente de su importancia y hacer todo lo posible para no bloquear el progreso. Es particularmente doloroso si alguien interviene tarde y reinicia el progreso, por lo que la secuenciación de estos es crítica.
The final optimization for cycle time is making sure the process for managing it is smooth. Good processes make things go faster. However as development changes over time processes need to be updated and some need to be retired. The cost of a bad process is several multiples worse than the benefit of a good one. La optimización final para el tiempo de ciclo es asegurarse de que el proceso para gestionarlo sea fluido. Los buenos procesos hacen que las cosas vayan más rápido. Sin embargo, a medida que el desarrollo cambia con el tiempo, los procesos deben actualizarse y algunos deben ser eliminados. El costo de un mal proceso es varias veces peor que el beneficio de uno bueno.